Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Di Apotek

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan yang dilakukan di Apotek sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku, meliputi: perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pelayanan. Pengelolaan ini bertujuan untuk menjaga dan menjamin ketersediaan barang di apotek sehingga tidak terjadi kekosongan barang. Selain itu juga bertujuan untuk memperoleh barang yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Di Apotek

Dalam menjalankan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di apotek meliputi beberapa aspek yaitu perencanaan, pengadaan, penerimaan perbekalan farmasi, penyimpanan

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat. Dalam perencanaan pengadaan ini, ada empat metode yang sering dipakai yaitu:

A. Metode epidemiologi 

yaitu berdasarkan pola penyebaran penyakit dan pola pengobatan penyakit yang terjadi dalam masyarakat sekitar.

B. Metode konsumsi

yaitu berdasarkan data pengeluaran barang periode lalu. Selanjutnya data tersebut dikelompokkan dalam kelompok fast moving (cepat beredar) maupun yang slow moving.

C. Metode kombinasi 

yaitu gabungan dari metode epidemiologi dan metode konsumsi. Perencanaan pengadaan barang dibuat berdasarkan pola penyebaran penyakit dan melihat kebutuhan sediaan farmasi periode sebelumnya.

D. Metode just in time 

yaitu dilakukan saat obat dibutuhkan dan obat yang tersedia di apotek dalam jumlah terbatas. Digunakan untuk obat-obat yang jarang dipakai atau diresepkan dan harganya mahal serta memiliki waktu kadaluarsa yang pendek.

Di Apotek perencanaan pengadaan sediaan farmasi seperti obat-obatan dan alat kesehatan dilakukan dengan melakukan pengumpulan data obat-obatan yang akan dipesan. Data tersebut ditulis dalam buku defecta yaitu jika barang habis atau persediaan menipis berdasarkan jumlah barang yang tersedia pada bulan-bulan sebelumnya. Selain dengan menggunakan data di buku defecta, perencanaan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan berdasarkan analisis pareto (Sistem ABC) yang berisi daftar barang yang terjual yang memberikan kontribusi terhadap omzet, disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi sampai yang terendah, dan disertai jumlah dan kuantitas barang yang terjual.

 

Keuntungan dengan menggunakan analisis pareto adalah perputaran lebih cepat sehingga modal dan keuntungan tidak terlalu lama berwujud barang, namun dapat segera berwujud uang, mengurangi resiko penumpukan barang, mencegah terjadinya kekosongan barang yang bersifat fast moving dan meminimalisasikan penolakan resep.

Pengelompokan berdasarkan pareto di Apotek antara lain:

• Pareto A: 20-25% total item mengasilkan 80% omzet
• Pareto B: 25-40% total item menghasilkan 15% omzet
• Pareto C: 50-60% total item menghasilkan 5% omzet

Pemesanan rutin dilakukan terhadap produk yang tergolong dalam pareto A dan B. Untuk produk yang termasuk ke dalam pareto C dilakukan pemesanan bila produk tersebut akan habis.

2. Pengadaan

Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek dilakukan oleh bagian unit pembelian yang meliputi pengadaan obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras tertentu, narkotika dan psikotropika, dan alat kesehatan.

Pengadaan perbekalan farmasi dapat berasal dari beberapa sumber, yaitu:

1) Pengadaan Rutin

Merupakan cara pengadaan perbekalan farmasi yang paling utama. Pembelian rutin yaitu pembelian barang kepada para distributor perbekalan farmasi untuk obat-obat yang kosong berdasarkan data dari buku defekta.

Pemesanan dilakukan dengan cara membuat Surat Pesanan (SP) dan dikirimkan ke masing-masing distributor/PBF yang sesuai dengan jenis barang yang dipesan. PBF akan mengirim barang-barang yang dipesan ke apotek beserta fakturnya sebagai bukti pembelian barang.

2) Pengadaan Mendesak (Cito)

Pengadaan mendesak dilakukan, apabila barang yang diminta tidak ada dalam persediaan serta untuk menghindari penolakan obat/resep. Pembelian barang dapat dilakukan ke apotek lain yang terdekat sesuai dengan jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan tidak dilebihkan untuk stok di apotek.

3) Konsinyasi

Konsinyasi merupakan suatu bentuk kerja sama antara Apotek dengan suatu perusahaan atau distributor yang menitipkan produknya untuk dijual di apotek, misalnya alat kesehatan, obat-obat baru, suplemen kesehatan, atau sediaan farmasi, dan perbekalan kesehatan yang baru beredar di pasaran. Setiap dua bulan sekali perusahaan yang menitipkan produknya akan memeriksa produk yang dititipkan di apotek, hal ini bertujuan untuk mengetahui berapa jumlah produk yang terjual pada setiap dua bulannya. Pembayaran yang dilakukan oleh apotek sesuai jumlah barang yang laku. Apabila barang konsinyasi tidak laku, maka dapat diretur/dikembalikan ke distributor/perusahaan yang menitipkan.

Apotek melakukan kegiatan pembelian hanya ke distributor atau PBF resmi. Pemilihan pemasok didasarkan pada beberapa kriteria, antara lain legalitas PBF, kecepatan dalam mengirim barang pesanan, jangka waktu pembayaran, harga yang kompetitif dan untuk obat-obat golongan narkotika hanya dapat dipesan ke PBF yang ditunjuk oleh pemerintah yaitu PBF Kimia Farma.

3. Penerimaan Perbekalan Farmasi

Penerimaan Barang Setelah dilakukan pemesanan maka perbekalan farmasi akan dikirim oleh PBF disertai dengan faktur. Barang yang datang akan diterima dan dipriksa oleh petugas bagian penerimaan barang. Produsen penerimaan barang dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1) Pemeriksaan barang dan kelengkapannya

• Alamat pengirim barang yang dituju.
• Nama, kemasan dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai denganyang tertera pada surat pesanan dan faktur. Apabila terdapat ketidaksesuaian, petugas penerimaan akan mengembalikan atau menolak barang yang dikirim (retur) disertai nota pengembalian barang dari apotek.
• Kualitas barang serta tanggal kadarluasa. Kadaluarsa tidak kurang dari satu tahun untuk obat biasa dan tiga bulan untuk vaksin.

2) Jika barang-barang tersebut dinyatakan diterima

Maka petugas akan memberikan nomor urut pada faktur pengiriman barang, membubuhkan cap apotek dan menandatangani faktur asli sebagai bukti bahwa barang telah diterima. Faktur asli selanjutnya dikembalikan, sebagai bukti pembelian dan satu lembar lainnya disimpan sebagai arsip apotek. Barang tersebut kemudian disimpan pada wadahnya masing-masing.

3) Dokumentasi

Salinan faktur dikumpulin setiap hari lalu dicatat sebagai data arsip faktur dan barang yang diterima dicatatat sebagai data stok barang dalam komputer.

Jika barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian atau membuat nota pengembalian barang (retur) dan mengembalikan barang tersebut ke distrbitor yang bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan barang yang sesuai. Barang-barang yang tidak sesuai dengan faktur harus dikembalikan, hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya praktek penyalahgunaan obat yang dilakukan oleh pihak tertentu.

4. Penyimpanan

Perbekalan farmasi yang telah diterima kemudian disimpan didalam gudang obat secara alfabetis yang tersedia di apotek dengan sebelumnya mengisi kartu stok yang berisikan tanggal pemasukan obat, nomor dokumen, jumlah barang, sisa, nomor batch, tanggal kadaluarsa, dan paraf. Contoh kartu stok obat.

Penyimpanan barang di Apotek dilaksanakan berdasarkan sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expired first out). Sistem FIFO (first in first out) adalah penyimpanan barang dimana barang yang datang lebih dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang terakhir datang ditaruh dibelakang, demikian seterusnya. Sistem FEFO (first expired first out) adalah penyimpanan barang dimana barang yang mendekati tanggal kadaluarsanya diletakkan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang tanggal kadaluarsanya masih lama diletakkan dibelakang, demikian seterusnya. Sistem ini digunakan agar perputaran barang di apotek dapat terpantau dengan baik sehingga meminimalkan banyaknya obat-obat yang mendekati tanggal kadaluarsanya berada di apotek.

Sistem penyimpanan obat di Apotek antara lain:

1) Berdasarkan golongan obat :

1. Narkotika dan psikotropika di dalam lemari khusus dua pintu yang dilengkapi dengan kunci dan terletak menempel pada lemari besar dengan tujuan tidak bisa dipindahkan sehingga sulit untuk dicuri.
2. Obat bebas dan obat bebas terbatas disebut sebagai obat OTC (over the counter) disimpan di rak penyimpanan dan swalayan. Disimpankan berdasarkan kegunaannya. Penyusunan OTC digolongkan menjadi milk dan nutrision, medical cabinet, vitamin dan suplement, tradisional medicine, topical, tetes mata, beauty care, oral care, baby & child care, produk konsinyasi, food, snack & drink, feminine care.
3. Obat keras disimpan di rak penyimpanan dan disusun alfabetis dan sesuai dengan efek farmakologinya.

2) Bentuk sediaan

Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaannya yaitu: Padat, Cair, semi solid, tetes mata, tetes hidung, tetes telinga, oral drop, Inhaler, aerosol, Suppositoria, ovula.

3) Golongan obat

Obat Generik disimpan di dalam rak penyimpanan dengan label warna hijau, obat lainnya (paten) disimpan dengan label warna yang berbeda-beda berdasarkan efek farmakologinya.

4) Efek farmakologinya

Berdasarkan efek farmakologinya, penyimpanan obat dibagi menjadi :

1. Antibiotik
2. Kardiovaskular
3. Sistem saraf pusat
4. Endokrin
5. Hormon
6. Pencernaan
7. Muskuloskeletal
8. Pernafasan
9. Anti alergi
10. Kontrasepsi
11. Vitamin dan suplemen

5) Berdasarkan sifat obat

Terdapat obat yang disimpan dilemari es. Contohnya: insulin, suppositoria, ovula, dan obat yang mengandung Lactobacillus sp. Contoh : Lacto-B

6) Alat kesehatan disimpan dalam etalase dekat penyimpanan obat bebas.

7) Kosmetik, multivitamin, jamu, makanan, dan minuman di swalayan.

5. Pelayanan

Penjualan di Apotik meliputi penjualan tunai dan kredit. Penjualan tunai meliputi pelayanan berdasarkan resep dokter baik resep dari dokter yang melakukan praktek di Apotek maupun dokter praktek luar apotek, serta pelayanan non-resep yang terdiri dari pelayanan obat bebas, UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri), serta alat kesehatan.

A. Pelayanan obat tunai dengan resep dokter

Pelayanan obat dengan resep tunai dilakukan terhadap konsumen yang langsung datang ke apotek untuk menebus resep obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai. Alur pelayanan resep tunai dengan penjelasan sebagai berikut :

1) Penerimaan resep

• Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep, meliputi: (1) Nama, alamat nomor SIP dan paraf/tanda tangan dokter penulis resep.(2) Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai. (3) Nama pasien, umur, alamat, nomor telepon.
• Pemberian nomor resep.
• Penetapan harga.
• Pemeriksaan ketersediaan obat.

2) Perjanjian dan pembayaran, meliputi:

• Pengambilan obat semua atau sebagian.
• Ada atau tidaknya penggantian obat atas persetujuan dokter/pasien.
• Pembayaran.
• Pembuatan kuitansi dan salinan resep (apabila diminta).

3) Penyiapan obat/peracikan, meliputi:

• Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan.
• Peracikan obat (hitung dosis/penimbangan, pencampuran, pengemasan).
• Penyajian hasil akhir peracikan atau penyiapan obat.

4) Pemeriksaan akhir, meliputi :

• Kesesuaian hasil penyajian atau peracikan dengan resep (nama obat, jenis, dosis, jumlah, aturan pakai, nama pasien, umur, alamat dan nomor telepon).
• Kesesuaian antara salinan resep dengan resep asli.
• Kebenaran kuitansi.

5) Penyerahan obat dan pemberian informasi, meliputi:

• Nama obat, kegunaan obat, dosis jumlah dan aturan pakai.
• Cara penyimpanan.
• Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasinya.

B. Pelayanan obat kredit dengan resep dokter

Alur pelayanan yang dilakukan hampir sama dengan pelayanan obat dengan resep tunai, perbedaanya adalah pada pelayanan ini tidak terdapat perincian harga obat dan penyerahan uang tunai dari pasien kepada apotek. Oleh karena itu, pencatatan terhadap pelayanan obat dengan resep dokter secara kredit ini dipisahkan dengan pelayanan obat dengan resep dokter secara tunai. Struk resep kredit dan fotocopy resep disimpan dan disusun berdasarkan Nama Perusahaan atau Instansi yang bekerja sama dengan Apotek, yang selanjutnya dilakukan penagihan kepada perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Pelayanan resep kredit ini hanya diberikan kepada pasien yang merupakan karyawan atau anggota instansi/perusahaan yang membuat kesepakatan kerja sama dengan Apotek Apotek. Untuk alur pelayanan resep kredit.

Tahap pelayanan resep kredit antara lain:

1. Petugas penerima resep menerima resep dari pasien.
2. Apoteker melakukan skrining resep 
3. Resep diserahkan ke petugas peracikan untuk kemudian dilakukan penyiapan atau peracikan obat.
4. Asisten Apoteker atau Apoteker memeriksa kembali kesesuaian hasil penyiapan atau peracikan obat dengan resep (nama obat, bentuk, jenis, dosis, jumlah, aturan pakai, nama pasien).
5. Apoteker menyerahkan obat kepada pasien dengan memberikan informasi mengenai dosis, cara pakai obat dan informasi lain yang diperlukan.
6. Berkas copy resep dan surat keterangan instansi disimpan dan disusun berdasarkan Nama Perusahaan atau Instansi yang bekerja sama dengan Apotek.

C. Pelayanan obat non resep

Pelayanan obat tanpa resep merupakan pelayanan obat yang diberikan apotek kepada konsumen atas permintaan langsung pasien atau tanpa resep dari dokter. Obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras yang termasuk dalam Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA), obat tradisional, kosmetik, dan alat kesehatan.

Alur pelayanan UPDS sama seperti pelayanan terhadap obat bebas. Pasien UPDS harus mengisi blanko permintaan UPDS.

D. Pelayanan resep narkotik dan psikotropik

Pengertian narkotika menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika, adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau  perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam tiga golongan yaitu golongan I, II, dan III. Sedangkan pengertian psikotropika menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika, adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku.

Apotek hanya melayani resep narkotika dan psikotropika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Pelayanan obat-obat narkotik berlaku untuk resep dari wilayah setempat atau resep dokter setempat. Pada resep yang mengandung narkotik harus dicantumkan tanggal, nama obat, yang digaris bawah merah, jumlah obat, nama dan alamat praktek dokter serta pasien.
Resep-resep dikumpulkan terpisah. Obat-obat narkotik dan psikotropik yang telah dikeluarkan, dilaporkan dalam laporan penggunaan narkotik dan psikotropika setiap bulan.

E. Pelayanan Swalayan Farmasi

Dalam Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di apotek dilakukan pelayanan swalayan farmasi meliputi penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC (over the counter) baik obat bebas maupun bebas terbatas. Penjualan ini dikenal sebagai pelayanan HV (Hand Verkoop). Barang-barang yang dijual seperti : suplemen, vitamin, susu, perawatan kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care, alat kontrasepsi,  dan alat kesehatan.

Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut:

1. Petugas penjualan bebas menanyakan obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diperlukan oleh pelanggan.
2. Memeriksa ketersediaan barang dan menginformasikan harganya kepada pembeli. Bila pembeli setuju maka pembeli langsung membayar dan petugas akan memasukkan data pembelian ke dalam komputer dan mencetak struk pembayaran untuk diserahkan kepada pemebeli dan untuk arsip.

Lokasi:

Berbagi :